エントリーシートの書き方とコツ！基本項目から自由記入欄まで
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エントリーシートの書き方とコツ！基本項目から自由記入欄まで
エントリーシート（ES）は、企業に応募をするうえで必要な書類のひとつです。自分をアピールするためのシートと認識しているものの「書くことが多く、記入する内容もまとまっていない」と悩んでいる方もいるでしょう。
この記事では、エントリーシートの書き方やコツ、各項目の内容や質問意図について解説していきます。エントリーシートについてわかる情報をまとめているので、ぜひ最後まで目を通してみてください。
エントリーシートを書く前に
エントリーシートを準備する前に、何のために提出する書類なのかを知っておくことで、必要な意図を明確に把握できます。ここでは、エントリーシートがどのような物か、どのような役割があるか、履歴書との違いなどを解説します。
エントリーシートとは
エントリーシートとは、就活生が企業への応募の際に提出する書類のひとつです。自己PRや志望動機、経歴やスキルなどを簡潔にまとめ、自分の個性や企業の適性をアピールするための重要な手段です。適切な情報を明確に伝え、自分の強みを示すことが求められます。
企業は多数の応募者から選考を行うため、エントリーシートは選考の第一印象を形成する重要な要素といえます。記入する内容は、企業の採用条件や求められる職務にあわせて適切に記載し、明確かつ具体的に伝えることが重要です。
書式や指定のテーマに従って作成することもあるため、就活生は企業の募集意図や理念をきちんと理解し、自己PRを具体的にわかりやすく表現するように心がける必要があります。
エントリーシートの役割
エントリーシートの役割は主に5つあるので、それぞれ解説します。
まず1つ目は自己紹介と、志望動機の伝達です。エントリーシートは、自分自身をアピールする場です。自身の経歴や性格、興味関心を通じで、なぜその企業や組織に興味を持っているのか、なぜその職種やポジションに応募したいのかを伝えられます。
2つ目は、経歴や実績のハイライトを伝える役割です。過去の経歴や実績を振り返り、そのなかで培ったスキルや成果を示すことで、自身の能力や経験をアピールできます。これにより、企業が応募者の適性を評価する材料となります。
3つ目は、コミュニケーションスキルの評価です。エントリーシートは、文章力や表現力を評価する重要な要素です。自身の思考や意図を明確、かつ魅力的に伝えることが求められます。
4つ目は、選考段階でのスクリーニングです。企業側は多くの応募者から選考を行うため、エントリーシートを通じて基本的な情報を把握し、選考対象と適しているかを判断します。
エントリーシートが好印象であれば、面接など次のステップに進む機会が高まります。
最後の5つ目は、個性のアピールができることです。エントリーシートは、単なる経歴だけではなく、自身の独自の視点や人間性、考え方をアピールする場でもあります。これによって、企業に個性が伝わり、ほかの応募者との差別化が図れます。
履歴書との違い
エントリーシートと履歴書は、どちらも選考に必要な書類ですが、それぞれで使用意図が異なります。エントリーシートは、就活生を採用する際に必要な資料で、採用の合否が決定するまでの間に使用するものです。
一方で履歴書は、採用選考後でも保管される書類で、主に氏名、生年月日、連絡先、住所、学歴などを従業員のデータとして保存しておきます。
また、履歴書は公的な書類でもあるため、記載内容が事実と異なる場合には『私文書偽造』と判断され、不採用や解雇にもつながる可能性があります。
エントリーシートを書くときの基本
エントリーシートを提出する際、紙で提出するかWebで提出するかの2とおりになりますが、どちらも就活生の人柄を確認するための書類には変わりません。
紙で書く場合とWebで提出する場合で、注意しておくべき点が異なるため、それぞれの特徴を理解しておくことが大切です。ここでは、紙の場合とWebの場合の書くときの基本について解説します。
紙の場合
近年では、エントリーシートのWeb提出が多いですが、紙で提出を指示されるケースもあります。エントリーシートを手書きする場合、次の5点に気をつけて記入するようにしましょう。
● 文字は読みやすいよう丁寧に書く
● 適度な大きさでバランスよく文字を書く
● 空欄が目立たないように8割は埋める
● 誤字脱字に気をつける
● 日付は投函日を記入する
また、紙のエントリーシートの準備の際に見落としがちな点が、写真の貼付です。万が一写真がはがれたときのために、写真の裏には氏名や学校名を記載するようにしておきましょう。
郵送で提出する場合は、できれば応募締め切りの1週間前までには投函し、遅くとも3～4日前までには送っておくことをおすすめします。送付先までの距離や天候の影響で遅れることも考えられるため、早めの準備が大切です。
Webの場合
Webで作成して提出するエントリーシートには、おおまかに分けて次の2種類があります。「WordやExcel、PDFなどのフォーマットを利用してメールで提出するもの」と「Web上で作成して提出するもの」です。
ひとつめのメールで提出するエントリーシートの場合は、企業が指定するフォーマットで作成します。仮に指定がない場合は、第三者から編集されることのないPDFに変換しておくのがおすすめです。
データ名は、企業から指定されたもの、あるいは「エントリーシート 学校名 氏名 .pdf」のような形式にして、一目で見て判断できるようにしておきましょう。
Web上で作成する場合は、制限時間が設けられている場合があるため、事前にパソコン上で情報のメモを作っておけば、コピー＆ペーストできる場合に役立ちます。手書き同様、8割以上埋めるようにし、期限ギリギリに提出するのは避けるようにしましょう。
エントリーシートの書き方とコツ
エントリーシートは、丁寧に記入することは第一ですが、項目ごとにポイントを押さえておくことも大切です。企業により、書式や質問内容などは異なるものの、一般的には『基本情報』『志望動機』『自己PR』などを聞かれることが多くあります。
ここからは、エントリーシートの書き方とコツについて、項目別にそれぞれ紹介していきます。実際にエントリーシートを書く際、照らし合わせながら確認してみてください。
基本項目
エントリーシートの基本項目とは、氏名や生年月日、住所や連絡先など、就活生自身に関する基本的な情報のことを指します。採用担当者がまず目を通す部分でもあるため、誤字脱字のないように注意しながら書きましょう。
日付
エントリーシートに記入する日付は、応募先の企業に提出する日を載せます。手書きで郵送する場合であればポストに投函する日を、メールに添付して提出する場合であれば送信する日を、持参する場合は持参日を記入しましょう。
また、手書きの場合は「1と7」や「0と6」などクセにより見づらく感じてしまう場合があります。誰が見ても一目で判断できることは、選考材料のひとつともいえるため、丁寧に記入することを心がけましょう。
氏名・フリガナ
氏名を書く場合、手書きであればバランスに注意して記入するようにしましょう。フリガナは「ふりがな」と表記されていればひらがなで「フリガナ」と表記されていればカタカナで表記します。
氏名の記入間違いはあまりありませんが、Web上で作成する場合にタイピングを間違えてしまう可能性が考えられます。また、フリガナの記入漏れなども起こりうるため、必ず記入後にミスがないか確認しておきましょう。
生年月日
生年月日を記入する場合、応募書類全体で見て、西暦か元号表記を確認して統一するようにします。年齢は、送付時点のものを書き、英数字で記入します。
日付を書くときと同じく、数字の見間違いが起こらないように、誰が見ても一目で判断できる文字で記入しましょう。
連絡先
連絡先を記入する場合は、電話番号とメールアドレスの2か所があります。電話番号は、日中連絡が取りやすいものを記載し、固定電話が自宅にない場合は、携帯電話の記載のみでも構いません。
メールアドレスは、普段から使用しているもの、もしくは就活用で作成したものを記入し、手書きの場合はアルファベットと数字の間違いが起こらないように気をつけましょう。また、キャリアメールはきれいな書式で書きづらく、添付ファイルの容量が少ない特徴があります。
場合によっては、企業からのメールがきちんと受信できない、必要な情報を送信できないケースにつながる可能性も考えられるため、キャリアメール以外のアドレスを書くようにしましょう。
住所
住所を記入する際は、都道府県から書き、町名や番地を省略せずに記入していきます。マンションやアパートなどの集合住宅に住んでいる方は、部屋番号だけでなく、建物名も忘れずに記入しましょう。
応募先の企業と同じ都道府県に住んでいる場合、市区町村から書きはじめることを考える方もいますが、必ず都道府県から記入するようにしましょう。
写真
エントリーシートに貼付する写真は、文章よりもまず目に入りやすいため、とくに細心の注意を払うべき部分といえます。重視するポイントは、髪型・服装・メガネの有無です。
髪型は面接時と写真に大きな差が出ないようにしておき、服装は面接に行くときの格好と揃えておくと採用担当が判断しやすくなります。基本的にはスーツで問題ありません。メガネは面接当日にあわせて、写真と揃えておきましょう。
また、自分の写真からイメージを汲み取るケースもあり、選考材料として見られる場合もあります。清潔感のある身だしなみや表情を意識し、証明写真用の写真以外を使用しないようにしましょう。
写真を見て自分で判断しづらい部分がある場合は、他人に写真を見てもらってイメージを共有すると、よい写真を選びやすいためおすすめです。
学歴・職歴
学歴や職歴は、今までの自分の経歴を企業に知ってもらうための項目です。西暦や元号表記を間違えてしまうケースが多いため、確認を忘れずに行うようにしましょう。
書きはじめは1行目の中央に『学歴』と記入し、2行目から入学・卒業の経歴を年月の古い順から書いていきます。決まりはありませんが、新卒の就活であれば、中学校卒業から記入するのが一般的です。
学歴
学校名は省略せずに、正式名称で記入します。学部や学科などは、学校名の後ろに加えて記入しておきます。学校名などをすべて記入するのに長くなってしまう場合は、2行に分けても構いません。
なお、就活では『在学中』という言葉は使わず『卒業見込み』と記入するようにしましょう。大学院であれば『修了見込み』で記入します。
予備校に関しては、一般的に記入はしません。中退の場合はそのまま『中退』と書かず『中途退学』と正式名称で記載し、理由も「〇〇により中途退学」と簡潔に理由を記載しておきましょう。
職歴
企業へ提出する書面であれば、学歴の記入欄と一緒に職歴が記入できるようになっています。一般的には学歴→職歴の順番で記入し、学歴の最後の行から1行分空け、行の中央に『職歴』と記載して、次の行から記入していきます。
しかし、新卒の就活の場合であれば、アルバイトや長期インターンシップをしていても職歴は未記入で構いません。正社員や契約社員として就業していなければ、職歴部分は『なし』と記載し、最後に『以上』と入れておくのが一般的です。
仮にアルバイトや長期インターンシップなどの経験を紹介したい場合は、自己PR欄に記載するようにしましょう。
ゼミ・研究内容
エントリーシートのなかにゼミや研究内容などの項目がある場合は、その活動を通して、採用担当者が知っておきたい内容があると考えられます。
主に確認したい内容としては「どのようなことに興味を持っているのか」「どのような姿勢で活動をしていたか」「研究内容と企業の関係性があるか」です。
ひとつめの興味の部分は、自分で選択して決めるゼミのなかで、就活生がどのようなことに興味を持っているのかを知ることができます。
ゼミを選んだ理由やゼミの経験で得たこと、壁に直面したときにどのように乗り越えたのかなど、わかりやすく書くことで、採用担当者の知りたい部分に直結します。
2つめの活動姿勢は、内容を聞くことで入社後の姿勢をおおまかに判断できます。ゼミの活動姿勢＝入社後の仕事の姿勢と捉えている企業は少なくありません。
3つめの研究内容と企業の関係性は、入社後にゼミの研究内容をどのようにして活かすことができるのかという点です。
採用担当者は、即戦力になる人材なのか、あるいは将来的に活躍できる人材なのかを判断します。そのため、研究内容と企業内容との関係性は、採用担当者が知りたいポイントのひとつと言えます。
趣味・特技
エントリーシートに趣味や特技の項目がある理由として、就活生の人柄や性格を知り、企業の職務内容や社風に合うかどうかを判断するためにあります。
スポーツや筋トレが趣味であれば「粘り強い性格でストイックさがあり、体力もありそう」と判断でき、音楽や何かを作ることが趣味であれば「独創的なアイデアの創出などクリエイティブな仕事が向いていそう」など、ある程度の推測ができます。
また、就活生が趣味や特技を通して感じたことや学べたことを伝え、どのように仕事に活かせるのかということまで伝えられれば、採用担当者は好印象に捉えます。
ただ、なかにはあまり趣味がなく、人にいえるほどのものがないと考える方もいますが、実際に興味のあることや、気づかないうちに継続していたことなどがアピールのひとつになる場合があります。
自分に自信を持って「自分はどのような人なのか」と最大限にアピールすることをイメージして、紹介するようにしましょう。
長所・短所
エントリーシートに記載する自分の長所と短所は「どれだけ自分のことを理解しているか」「どのような特徴を持っているか」という2つのポイントをアピールする項目です。人によって長所がたくさん出てくる方もいれば、短所ばかり目についてしまう方もいます。
長所と短所は、どちらかが見つかれば、もう一方も見つかりやすい特徴があります。たとえば、心配性という短所を持っている方は言い方を変えれば慎重な性格、自己中心的な短所を持つ方はリーダーシップがあるともいえるでしょう。
自分の特徴を見出せていないと感じる方は、まずは長所と短所のどちらかを見つけるようにしてみると、逆の特徴を探ることができます。次の部分では、長所と短所を書く際のポイントについて紹介します。
長所
長所をアピールする場合は、挙げた特徴が最終的にどのようにして仕事に活かされるのかを示すことが大切です。企業は、就活生の長所の有無だけではなく、仕事上での長所の活かし方を把握したいと考えています。
そのため、長所の内容によっては、仕事で役立ちにくいと感じたら採用するメリットが低くなり、評価が下がる可能性もあります。
長所を記入する際は、自分の長所を示すだけでなく、仕事をするうえでどのように活かして活躍したいか、入社して企業に貢献できるかを具体的にアピールすることが重要です。
短所
短所を記載する場合は、自分の短所がどのようなものか記入するだけではなく、短所とあわせて改善策や対処法、今後の取り組み方などを伝えることが重要です。短所のみのアピールの場合、マイナスの印象が強くなるため、評価を下げられる可能性が高くなります。
一方で「短所はありません」のように記載してしまうと、採用担当者からは自己分析ができていない人だと認識されてしまうため、必ず自分の短所はポイントを押さえて記入するようにしましょう。
加えて「主体性があるが優柔不断」のように、長所と短所が矛盾した内容になると、嘘をついていると判断される場合があるため、記載の際は注意が必要です。
自己PR
エントリーシートに記載する自己PRは「自分がどのような人物か」を的確かつ簡潔にアピールすることが大切です。
自己PRにおいて、企業は「企業が求める人物像に近いか」「企業が求める強みを持っているか」「簡潔にまとめて伝える力を持っているか」に重きを置いてチェックしています。
人物像に関しては、主に企業の社風や職場にマッチした人物に近いかの確認になり、強みの場合は、企業にとってどれほど有益な人材かを確認するポイントになります。
簡潔にまとめて伝える力は、仕事上でのコミュニケーション能力の有無をチェックされるため、注意深く書くように心がけておきましょう。
また、先述にあったとおり、アルバイトや長期インターンシップの経験を紹介したい場合は、この自己PRの部分に記入しておきましょう。
志望動機
志望動機は、主に企業のどの部分を魅力に感じたか、なぜそう思ったかをアピールする項目です。就活生の場合、いかに企業を魅力に感じた部分を伝えるかに重きを置きがちですが、企業側はどちらかというと、なぜそう思ったかの部分に注目しています。
魅力に感じた部分は表面的であり、魅力に感じた理由は、さらに深掘りした部分にあります。企業は、その根底にある理由や考えを知りたいのです。
また、志望動機を通じて、実際に働くにあたって十分なモチベーションを持ちあわせているかの確認も企業は行っています。志望動機の熱意＝仕事のモチベーションと考え、モチベーションや自身の能力が高いほど、仕事の成果が上がると判断します。
実際に志望動機を記入する際は、魅力に感じた部分を伝えることを2割ほど、魅力に感じた理由を伝えることを8割ほどでまとめ、理由の部分は深掘りして書いてみるようにしてみましょう。
学生時代の取り組み
学生時代の取り組みは「学生時代にもっとも打ち込んだこと（ガクチカ）」とも呼ばれ、エントリーシートはもちろん、就活の面接でもよく質問される項目です。
ここで間違った認識をする方がいますが「〇〇大会で優勝」や「△△県代表経験」など、きらびやかな肩書きは必要ありません。
あくまで会社の面接のため、実績や打ち込んだ種類ではなく「どのようなことに打ち込める人なのか」や「打ち込むときの熱意の強さや取り組み方」などに注目しています。
何に打ち込めるかで、どのような仕事に力を発揮できるのかをみるほか、熱意の強さで仕事への意欲の強さを、取り組み方で課題の解決方法の傾向を判断したいため、以上の3点を念頭に置いて記入するようにしてみましょう。
自由記入欄
自由記入欄は、自由とあるものの何を書いてもよい訳ではなく、白紙の状態でも印象は悪くなってしまいます。主に記入することは、自分の特徴や特技、今まで頑張ったこと、社会に出たら挑戦したいこと、自分がなりたいと思う人物像などが挙げられます。
これまで紹介した項目にあることは記入できているはずなので、自由記入欄では、今までの項目以外で伝えられなかったことを記載するとよいでしょう。
また、企業の求めている部分にもよりますが、たとえばデザインを学んでいる方であれば、イラストなどのデザインを書いてアピールするのもひとつの手です。とくに、表現力やプレゼン力を注視している企業であれば、効果的な方法と言えます。
エントリーシートに関するよくある質問
ここでは、エントリーシートに関するよくある質問を紹介します。
いつまでに提出すべき？
エントリーシートを早い時期に提出しておくことで、物事に対応するスピードが早い、仕事が早いなど、採用担当に好印象を与えられるメリットがあります。
一方で、期限ギリギリで提出した場合、選考で後手に回る、読まれない可能性がある、合否を迷った場合に落とされやすくなるなどのデメリットがあるため、エントリーシートは、なるべく早く提出しておく方がよいでしょう。
また、一般的には大学4年生の4月、5月あたりに提出するパターンが多く、大半の企業は6月までには提出するようにアナウンスをしています。
業種によっては、大学3年生の7月から提出可能なところもあり、スピーディーに準備をしておく必要があります。事前にきちんと確認をして、ほかの就活生たちに遅れを取らないように気をつけましょう。
送るときに注意すべきことは？
エントリーシートを送る際に注意しておきたいことは、次のとおりです。
● 提出期限に遅れないように気をつける
● メール提出の場合はパスワードをつける
● 郵送する場合は白の封筒を使用する
ひとつめは提出期限の遅れで、エントリーシートは提出期限に出せなければ、最初の選考の段階で落ちてしまいます。
郵送の場合は、ポスト投函してから2日後から4日後に届くため、投函日によっては期限に間に合わない場合があります。オンラインの場合でも、期限ギリギリで回線が込み合うと提出できない可能性があるため、注意が必要です。
2つめは、メール提出の際にはパスワードを設定することです。エントリーシートをメールで提出する場合、1通目にはパスワード付きのエントリーシートを送信し、2通目にエントリーシートのパスワードが載ったメールを送ります。
これは、万が一アドレスを間違えて誤送信してしまった場合、セキュリティ対策として中身を見られないようにするためです。
3つめは、郵送時には白い封筒を使用することです。一般的なマナーとして、エントリーシートを郵送する場合は、A4サイズの白い封筒に入れることが推奨されています。白い封筒はフォーマルな印象を与え、誠実さや清潔さをイメージしやすい特徴があります。
こちらの記事では、インターンの選び方や探し方を紹介しています。おすすめの業界やインターン参加前の準備も解説していますので、あわせてお役立てください。
まとめ
就活で使用するエントリーシートの書き方や、コツについて解説しました。エントリーシートを書くときは、提出する意味をきちんと理解し、企業側の意図を汲み取って記入することが大切です。
紙で提出する際は、文字のバランスに気をつけて誤字脱字がないようにし、誰でも無理なく読める字で書くことが大切です。一方、Web提出の場合は、企業が指定するフォーマットで作成し、パスワードを設定することが大事なポイントです。
自己PRは、自分がどのような人物か的確かつ簡潔にアピールすることに注力しましょう。志望動機では、企業の魅力に感じた部分を2割、企業を魅力に感じた理由を8割でまとめ、理由の部分は深掘りして書くことが重要と言えます。
企業に対する思いを感じてもらえるよう、きちんと準備をして余裕を持って提出できるようにしておきましょう。株式会社匠工房では、新入社員を募集しています。LINEから簡単にエントリーできるので、まずは気軽にお話してみませんか？
