就活メールの返信に関する大切な6つのマナーを徹底解説

就活メールの返信は、正しい敬語が使えているか、読みやすくなっているか、などのポイントを押さえることが大切です。本記事では、就活メールの返信で踏まえておくべきマナーや返信例文をご紹介します。

就活メールが来たとき、どのように返信すべきかわからない方がいるでしょう。返信する文面や言葉遣いなどに注意することで、印象をよりよくすることができる可能性があります。

そこで本記事では、就活メールを返信するときに知っておくべきマナーや、就活メールの基本構成について解説します。そのほか、返信しなくてもよいものや返信例文もお伝えするので、これから就活をはじめる方や就活中の方はぜひ参考にしてください。

就活メールの返信に関するマナー

就活をはじめる方や就活中の方は、就活メールが届いたときの返信でどのようなマナーを守るべきかご存じでしょうか。マナーは相手が受け取るものであることを理解したうえで、適切なメールを送れるようになると、円滑なコミュニケーションにも結びつきます。

ここでは、就活メールを返信する際に知っておくべきマナーを9つご紹介します。はじめて就職活動をする方や社会人としての経験が浅い方は、ぜひ返信する前に参考にしてください。

正しい敬語を使う

就活メールの返信では、敬語の使用が欠かせません。ただ敬語を多く使ったらよいというわけではなく、正しい敬語を使用することが大切です。

正しい敬語が使えていると、対応が丁寧だな、社会人としてのマナーが身についているなと思ってもらえます。正しく敬語が使えているかわからない場合には、先輩などの第三者にチェックしてもらうこともひとつの方法ですね。

間違っているところを他人に指摘してもらうと、正しい敬語の使い方を知れるよい機会となります。間違っていることが悪いことではなく、今後同じ間違いをしないことが大切です。

また敬語の使い方でよくある間違いは「かしこまりました」「承知しました」などを「了解しました」といってしまうケースや「よろしいでしょうか」を「よろしかったでしょうか」と記載してしまうケースなどです。

そのほか「ご覧になられる」「伺わせていただきます」などの二重敬語にも注意しましょう。正しくは「ご覧になる」「伺います」と記載します。

誤字脱字に気を付ける

就活メールの返信では、正しい敬語が使えているかだけではなく、誤字脱字にも注意しましょう。誤字脱字のない整然とした文章は、仕事でもミスが少なく、業務を正確にきっちりとこなしてくれる人材であると印象付けられます。

面接前に送られてきた就活メールに対し、誤字脱字が目立つメールを返信すると、面接を受ける前から印象を悪くしてしまうでしょう。その場合、悪くしてしまった印象を面接で取り戻さなくてはいけません。

誤字脱字のあるメールを送信してしまうのを防ぐには、文章を打ち込んだあとに声に出して読み返すことがポイントです。第三者にチェックしてもらうほか、文章の読み上げ機能が備わったツールや、誤字脱字を発見するツールなどを活用することもおすすめです。

また、間違った言葉の使い方を正しいと思い込んでしまっている可能性があります。たとえば、補償と保障、健診と検診など、文字が違っても読みが同じの漢字は、間違えやすいので注意しましょう。

社名や名前を正しく書く

就活メールでは、送信先の会社名や担当者の名前を記載します。その際、会社名や担当者の名前に間違いがないか、確認をしてから送りましょう。

株式会社や合同会社などを省略せず、正式名称で記載することが基本です。正式名称がわからない場合は、その都度会社のホームページや就活メールに記載されている署名を確認するとよいでしょう。

社名や担当者の名前を記載する際には、宛名に御中や様を正しく付けることも大切なマナーのひとつです。たとえば、以下のように記載します。

● 例
・社名のみの場合
　株式会社匠工房　御中

・社名と担当者名の場合
　株式会社匠工房
　○○様

また、社名や担当者の名前のなかには、斎と齋、高と髙などといったように、旧字体の方もいらっしゃいます。社名や担当者の名前をよく確認することが大切です。

簡潔な件名・文章を心掛ける

就活メールの件名や文章を記載する際、簡潔にわかりやすくまとめることがポイントです。件名は、どのような内容が記載されているか、誰からの受信したものなのか、ひと目で把握できる大事な部分です。

また、場合によって件名に記載すべき言葉が異なります。たとえば、相手からの質問や問いかけに対してこちらが答える場合は、件名をそのままにしてRe:を残しておくとよいでしょう。

一方でこちらから質問や聞きたいことがあるときは、件名の先頭にご質問やお伺いなどの言葉を入れます。件名の先頭に伝えたい言葉を記載することで、相手側のデバイスに表示された通知で用件が伝わり、早めに目をとおしてもらえる可能性があります。

● 例
件名：【ご質問】○○の件について
件名：【お伺い】○○につきまして

面接のスケジュールの調整や変更などの急ぎのメールの場合は、件名の先頭にご確認やお願いなどの言葉を入れるとよいでしょう。お願いなどの言葉があれば、優先してメールを確認してもらえます。

● 例
件名：【ご確認】○○の件について
件名：【お願い】○○につきまして

読みやすさを意識する

就活メールの返信では、相手が読みやすいと感じる文章にすることがポイントです。読みやすくするには、適度に改行したり段落を分けたりするとよいでしょう。あいさつや本文などの要素ごとに分けることが大切です。

スマホで就活メールの返信を行う場合は、スマホの画面上では改行されていても、パソコンの画面上では改行されていないケースがあります。会社関係者の方は、パソコンでメールを確認する場合がほとんどなので、パソコンで読みやすい文章にすることがポイントです。

また、メモ帳やWordなどのツールで作成した文章を貼り付ける場合、書式をそのままにせずに、プレーンテキストとして貼り付けることがおすすめです。書式をそのままにすると、改行や段落分けなどが反映されていない状態で届いてしまうことがあります。

改行をするときは、横幅が長くならないように、1行あたり25文字前後にしましょう。段落分けをするときは、3行〜4行ごとにすることがコツです。

文字の装飾や絵文字を避ける

就活メールは、文字に色をつけたり太くしたりせず、シンプルなテキストのみで文章を作成しましょう。絵文字やエクスクラメーションマークなどは、顔合わせを重ねており、信頼関係が築けている相手のみに使用するものです。

熱意があるという思いを伝えるために強調したい部分がある場合は、絵文字や装飾などをせずに、シンプルで読みやすい文章にするとよいでしょう。

また、相手のメールを送受信する環境によっては、返信に使った絵文字が文字化けしてしまうことがあります。文字のサイズや行間までバラバラになってしまうのを避けるためにも、シンプルなテキストのみで返信することがおすすめです。

やり取りの回数を少なくする

就活メールを返信する際、相手とのやり取りの回数をできるだけ少なくすることが大切です。メールの返信にも時間や人手が必要なので、会社側のタスクを増やさない心配りがマナーのひとつでもあります。

やり取りを少なくするには、1回の返信で用件をすべて伝えることを意識しましょう。最低限のやり取りで用件を伝えられれば、業務を段取りよくスムーズにこなせる人材であると、好印象を持ってもらえる可能性があります。

また、やり取りが増えてしまう原因のひとつは、質問に対して質問で返し、それを繰り返してしまうことです。こちらから質問をする場合は、ただ聞くだけではなく、可能なら選択肢を設けた返信をするとよいでしょう。

質問や用件がいくつもあったのにも関わらず、やり取りが少ない回数で済んだ場合、容量がよい人や相手のことを思いやれる人などと思ってもらえる可能性があります。面接を受ける前から、よい印象を持ってもらえるチャンスでもあります。

24時間以内に返信する

就活メールが届いたら、できる限り24時間以内に返信することも大切です。はじめに会社側からメールが届くことが多く、質問や報告などの返信が必須なものもあるので、やり取りを短期間で完結できるようにすることがポイントです。

面接の日程を調整したり変更したりする場合、メールの返信が遅れてしまうと、ほかの方の面接日程の調整に影響してしまいます。自分だけではなく、ほかの方の面接のスケジュールにも影響することを把握しておきましょう。

深夜や休日を避ける

就活メールの返信は、なるべく送り先の会社の営業時間中にすることで、相手への配慮が伝わりやすいでしょう。

また、会社の営業時間外にメールを返信すると、返事が来るまでに時間がかかるケースがあります。営業日のみメールの確認を行っている会社もあるので、理解しておきましょう。

会社によっては、メール対応が可能な時間帯をメールに記載しているところがあります。返信するとき、記載されている時間内であるかを確認してから送ることもポイントです。

就活メールの基本構成

メールを返信するときに、何から書いていけばよいかわからない方もいるでしょう。その際、基本的な構成を理解しておくと、抜け漏れを防げる可能性があります。

ここでは、メールを返信するときに意識すべき構成についてご紹介します。以下でお伝えする構成をもとに、返信するメールを練習で下書きしてみるとよいでしょう。

宛先

相手側が見逃してしまわないように、メールを打つときに宛先を記載します。複数人にメールを送っている場合は、宛先で自分に送られたメールであるか、判断する際に役立ちます。

宛先を記載するときは、送信先の会社名と部署名、担当者の名前を改行して書くことがポイントです。会社の担当者自身が自分宛てであることを確認できるだけではなく、読みやすくすることができます。

その際、株式会社や合同会社などを省略せずに、正式名称で記載しましょう。宛先がある時点で丁寧であると印象づけることができますが、さらに丁寧さをアピールできます。

● 例
株式会社匠工房
人事部　採用担当
○○様

あいさつ

就活メールに対して返信する際、宛先の下にあいさつを添えましょう。はじめて対応するときは「お世話になります」と書き、次回以降からは「お世話になっております」と書きます。

あいさつの言葉を記載したあとは、自分の学校名や氏名などを改行しながら書きましょう。宛先で誰宛なのかがわかったあとに、メールの冒頭で誰からのメールであるかを瞬時に確認できます。

内容

あいさつや自分の氏名を記載したら、まずは結論を簡潔に書きましょう。結論から記載することで、もっとも大切な用件が伝わりやすく、相手にとっても読みやすいです。

不要なことまで記載してしまうと、もっとも大切な用件が伝わりにくいだけではなく、読むこと自体に負担をかけてしまうおそれがあります。そのため、結論をはじめに伝えるほか、1文1文が長文にならないように意識しましょう。

また、無駄に句読点を打ったり、接続詞を多く記載したりすると、不要なものが多い文章だと捉えられてしまいます。用件を伝えるために長文を記載しなくてはいけない場合は、改行や段落分けを上手に活用しましょう。

就活メールの内容によっては、結論を伝える前にお礼の言葉を記載したほうがよい場合もあります。たとえば、面接の日程を案内してもらったときや、面接のスケジュールを変更してもらったときなどは、お礼の気持ちを伝えてから用件を伝えましょう。

締め

用件をただ伝えるのではなく、締めくくる文章を書くことがポイントです。メールを送ったり質問に対して答えたりと、時間を使って対応してくれたことに対して、感謝の気持ちをあらためて伝えるとよいでしょう。

また、質問をするときの締めの言葉には「大変恐縮ですが」「恐れ入りますが」などの言葉を使う事がポイントです。忙しいなかメールを確認してくれることに対し、感謝の気持ちや、相手の手を煩わせることへの配慮が伝わるでしょう。

こちらからのメールで終わりそうな場合は、締めの言葉に「何卒よろしくお願いいたします」と添えるだけでも構いません。何卒を先頭につけることで、丁寧に物事に向き合う性格であると伝わります。

署名

本文を締めくくる文章を書いたら、最後に署名を書きましょう。署名には、自分の名前や学校名、学部名、電話番号、住所、メールアドレスなどを記載します。

本文と区別するために「-」「＝」などを使って線引きすることがおすすめです。署名は名刺のようなものなので、詳細まで記載しておくとよいでしょう。

また、毎回署名を記載するのが面倒に感じる方は、自動送信設定を行うことがポイントです。メール内の設定から簡単につくれるので、署名の自動送信を設定したい方はぜひ参考にしてください。

ビジネスメールで使える用語解説

就活メールでは、ビジネスメールで使用する用語を使うことで、マナーが身についていると捉えられるでしょう。ここでは、就活メールで使える用語について解説します。

基本の慣用的表現

ビジネスメールでよく使われる慣用的表現は、以下のとおりです。

言い換え前	言い換え後
大丈夫です	問題ありません
いいですか	よろしいでしょうか
します	いたします
してください	していただけますか
できません	いたしかねます
わかりました	承知いたしました、かしこまりました
すみません	申し訳ございません
よかったら	よろしければ
どうしますか	いかがなさいますか
忙しい	手がふさがっている、立て込む
暇なときに	お手隙の際に、お時間があるときに

日時や時期の表現

ビジネスメールで使う日時や磁気の表現は、以下のとおりです。

言い換え前	言い換え後
今日	本日
明日、次の日	明日（あす、みょうにち）、翌日
昨日	昨日（さくじつ）
明日の朝、次の朝	明朝、翌朝
昨日の夜	昨晩
明日以降	後日
今年	本年
去年	昨年
この間	先日
今	ただいま
もうすぐ	まもなく
前に	以前
さっき	先ほど
あとで	後ほど
すぐに	早速
今回	この度
これから、これからも	今後、今後とも

組織の呼称表現

ビジネスメールでは、就職先の会社や現在勤めている会社などの組織の呼称表現を把握しておくと役立ちます。ビジネスメールでよく使われる組織の呼称表現は、以下のとおりです。

言い換え前	言い換え後
会社	貴社、御社
協会	貴協会、御協会
組合	貴組合、御組合
銀行	貴行、御行
学校	貴校、御校
保育園、幼稚園	貴園、御園
病院、医院	貴院、御院
会計事務所、法律事務所	貴事務所、御事務所
官公庁	貴省、御省、貴庁、御庁、貴局、御局、貴所、御所、貴役所、御役所

宛先フィールドの用語（TO・CC・BCC）

ビジネスメールの宛先に、TO・CC・BCCといったアルファベットが記載されているケースがあります。それぞれの意味合いを理解しておくと、就活メールを受け取ったり返信したりするときに役立つでしょう。

TOとは、メールを確認してもらいたい方に向けて送るときに使われます。TOのあとには、1人の名前が記載されていることが多いです。複数人の名前を記載する場合は、一人ひとりにどのような作業をしてほしいかを記載しておくとわかりやすいです。

CCとは、情報を共有するときやTOに記載されている主たる人にメールを送ったという旨を伝えるときに使われます。CCはCarbon Copyの略称であり、複写という意味があります。メール内容を確認してもらうことが目的であるので、返信が不要であるケースが多いです。

BCCとは、ほかの受信者のメールアドレスを表示せずに送信するときに使われます。自分のメールアドレスはほかの受信者に表示されず、一斉送信のときに使用されることが多いです。

就活メールの返信例文

就活メールを受け取ったとき、どのような文章にすべきかわからない方がいるのではないでしょうか。ここでは、就活メールの返信例文を6つのケースに分けてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

面接日を調整したい場合

就活メールで面接日を調整したいときは、まず件名の先頭に「ご確認」「お願い」などの言葉を入れましょう。件名をメールの通知で確認してもらえれば、スムーズに対応してもらえる可能性があります。

面接日を調整する就活メールには、面接日の候補がいくつか提示されているパターンと、面接日の決定を知らせるパターンの2種類があります。面接日が決定したというメールであれば「提示していただいた日程でよろしくお願いいたします」と返信するとよいでしょう。

また、面接日の候補が複数提示されたメールの場合「下記の日時でお願いいたします」という言葉を添え、あらためて日程を記載します。月日だけではなく、年数や曜日まで詳細に記載しておくと、相手との認識のずれを防げます。

面接日を変更したい場合

面接日を変更したいときは、まず電話で連絡するのが基本です。電話に出ない場合や担当者が不在の場合は、メールで用件を伝えましょう。その際、電話で不在だったので取り急ぎメールしたという旨を伝えておくことがポイントです。

また、都合が悪くなった理由を詳細に記載する必要はありません。面接日を変更してほしい理由は「やむを得ない事情により」などと記載しましょう。

面接日の変更を希望する場合は、件名に「面接日程の変更のお願い」などと記載しておくことが大切です。件名を見て、即時に対応してくれる可能性があります。

面接日の候補を記載する際、いくつか候補を提示するとよいでしょう。通常は3つほど候補を提示しますが、スケジュールに余裕がある場合は8時〜12時と時間帯を幅広く提示することがおすすめです。会社側の都合にも合わせやすく、柔軟に変更に応じてくれる可能性があります。

メールの締めの言葉には「再度お電話させていただきます」と記載しておきましょう。頻繁に電話しても負担がかかってしまうので、1日経っても連絡が来ない場合に再度電話してみることがポイントです。

服装について質問したい場合

面接時の服装についてわからないことがあるときは、件名の先頭に「ご質問」「お願い」などの言葉を記載しておきましょう。会社がメールを見たとき、件名を見て優先度を決める場合が多いです。

服装について質問するメールでは「服装に関する記載が見当たらなかった」と確認事項をチェックしたことを伝えましょう。そのうえで「面接時の服装で指定はありますでしょうか」と質問することがポイントです。

また、服装について質問したメールの締めの言葉には「お忙しいなかおそれ入りますが」と書いておきましょう。面接時に必要な持ち物や、面接会場を質問するときも、同じように聞いてみるとよいでしょう。

質問の回答にお礼をしたい場合

こちらから質問して回答をもらったとき、お礼のメールを送信すると印象がアップします。お礼のメールは早急に確認してもらわなくても問題ありませんが、件名の先頭に「お礼」などの言葉を添えるとよいでしょう。

はじめにあいさつの言葉を記載し「お忙しいなか、ご回答していただきありがとうございます」と書いて感謝の気持ちを伝えます。複数の質問をしている状況なら、どの質問に対してのお礼なのかを明確にすることがポイントです。

選考を辞退したい場合

就活メールが届いたものの選考を辞退したいときは、お詫びの言葉を返信する必要があります。会社は選考や面接の日程を組んでいただいているので、辞退したいと思った時点で早めにメールで返信することが重要です。

返信するとき、件名には「選考辞退のご連絡」と記載しておきましょう。選考や面接の日程が空けば、ほかの方の面接日の希望がとおる可能性があるので、件名を見ただけで用件が伝わるようにすることがポイントです。

また本文では、はじめに「誠に申し訳ございません」と謝罪の言葉を記載しましょう。「諸事情により選考を辞退させていただきます」と、辞退した理由を詳細に記載する必要はありません。

選考や面接の段取りなどで時間を割いてもらったという事実があるので「大変貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、身勝手なお願いで申し訳ございません」と締めの言葉で記載しておくとよいでしょう。

さらに「貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます」などの言葉を添えることで、相手に対する敬意が伝わるでしょう。

内定を承諾する場合

内定決定の就活メールが届いたとき、内定を承諾する旨を返信する必要があります。内定が決定するまでの過程では、書類選考や面談などを行うために複数の方々が時間を割いてくださっていますので、お礼や感謝の気持ちを伝えることが大切です。

本文のはじめには「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございます」と記載しましょう。ただ感謝の言葉を記載するのではなく、入社できることに対して、喜びの気持ちを伝えることもおすすめです。

また、今までの過程でアドバイスの言葉をもらった場合「〇〇さんの励ましのおかげです」などと名指しで伝えるのもよいでしょう。

「アドバイスのおかげで、私自身成長できたと感じております」と記載すると、相手への感謝の気持ちをきちんと伝えることができるでしょう。 内定を承諾するメールを送信しなかった場合や、返信が遅れてしまった場合は、内定辞退と捉えられてしまうおそれがあります。早めに送信することが大切ですが、そのときは通勤条件や待遇などに不明点がないか確認してから返信しましょう。

こちらの記事では、住宅業界の今後の動向と展望について解説しています。住宅業界で働くメリットや適性のある人の特徴も紹介しているため、ぜひあわせてご覧ください。

まとめ

就活メールは、場合によっては返信しなくてもよいですが、人と人のマナーとして心得、返信することが適切です。返信するとき、言葉遣いや基本構成などのマナーを理解しておくことが大切です。

また、正しい敬語を使ったり、誤字脱字をなくしたりすることも大切ですが、メールが届いてから24時間以内に返信することを心がけましょう。

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